Briefvorlagen

Für die Erstellung von Briefen stellen wir derzeit Microsoft-Word-Vorlagen in zwei Design-Varianten zur Verfügung – ausschließlich mit der Wortmarke oder in Kombination mit unserem Siegel. Darüber hinaus stellen wir eine Design Variante als Open Document Datei zum Download bereit.

Vor der ersten Verwendung der Vorlagen empfehlen wir, dass Sie sich die kurze Anleitung zur Verwendung der Word-Vorlagen durchlesen.

Sofern Ihre Einrichtung über ein Zweitlogo verfügt, verwenden Sie hierfür bitte nur die Version mit der Wortmarke und dem Platzhalter für ein Zweitlogo. Ihr Zweitlogo muss in der Graustufen-Version verwendet werden. Bitte beachten Sie hier unbedingt die aktuell gültige Fassung der Logo-Policy der Universität Freiburg. Nur Einrichtungen, die ein eigenes Logo führen dürfen, können es auch auf der Briefvorlage verwenden.

Die Briefvorlage „Erweitert“ beinhaltet zusätzliche Angaben wie „Bearbeitet von“, „Aktenzeichen“ sowie die Möglichkeit zur Angabe der Bankverbindung. Die Marginalie ist aber bei allen Briefvorlagen erweiter- und anpassbar auf Ihre Anforderungen. Beachten Sie hierzu bitte auch die Hinweise in der Anleitung zur Verwendung der Word-Vorlagen.

Für alle Mitarbeitenden der Zentralen Universitätsverwaltung (ZUV) stellen wir ab sofort eigene Briefvorlagen zur Verfügung, in den Versionen mit Wortmarke oder auch mit Siegel.

Alle bereits bereitgestellten Briefvorlagen entsprechen der DIN-Norm 5008 A. Diese DIN-Norm unterscheidet sich zur Variante B vor allem in Bezug auf die Höhe des Briefkopfes und damit einhergehend der Platzierung der Falzmarke. Auf Wunsch stellen wir ab sofort auch eine Brievorlage für Microsoft Office bereit, die der DIN-Norm 5008 B entspricht.

LaTeX-Vorlagen werden derzeit noch erstellt und werden zu einem späteren Zeitpunkt zum Download bereitgestellt.

Wie verwende ich die Briefvorlage in Microsoft Word?

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Grundlegendes

Beim Erstellen eines Dokuments sind in dem Dokument blau eingefärbte beschreibbare Felder sichtbar. Durch Anklicken eines Feldes wird es markiert und man kann es überschreiben; dabei ändert sich die Schriftfarbe von Blau zu Schwarz.

Das Datum im Datumsfeld kann komfortabel über ein Kalenderblatt eingestellt werden, welches per Klick auf den Feld-Button sichtbar wird. Der Feld-Button ist erst sichtbar, wenn das Datumsfeld angeklickt wurde.

Einige dieser Felder sind mit anderen unsichtbaren Feldern verknüpft, damit die Eingaben an anderen Stellen auch sichtbar werden. Es betrifft folgende Felder:

• Einrichtung Hierachieebene 2: auch auf Seite 1 in der Fensterzeile
• Datum: auch auf Seiten 2ff in der Marginalie
• Betreff: auch auf Seiten 2ff über dem Fließtext

Anfänglich ist das Feld in der Fensterzeile (‚Einrichtung Hierachieebene 2‘) leer. Verknüpfte Felder wie dieses aktualisieren sich durch

• Erstellen einer neuen Seite
• Seitenansicht
• Druck

Wichtige Hinweise

• Bitte überschreiben Sie die Felder in der Kopfzeile nicht eigenständig.
• Für eine korrekte Bildschirmdarstellung, solltn Sie nach jeder Änderung der Marginalie die Seitenansicht aufrufen.
• Alle angelegten Felder können gelöscht werden, z. B. für die Erstellung eines Serienbriefes.

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Formatierung und Formatvorlage

Alle vorgenommenen Formatierungen wurden als Formatvorlagen hinterlegt und sind für den Gebrauch über das Ribbon und über die Sidebar erreichbar. Die Sidebar lässt sich über den rot markierten Pfeil ausklappen (siehe unten).

Ribbon

Sidebar

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Vorbereitende Einstellungen in den Word-Optionen

Die folgenden Optionen sind bei einer Standardinstallation von Office als Standard aktiv gesetzt. Jedoch kann es sein, dass Benutzer:innen oder Zusatz-Software diese Optionen geändert haben könnten. Vor der Benutzung der UFR-Vorlage sollte sichergestellt werden, dass die Optionen wie folgt eingestellt sind.

Hinweis: Den Dialog mit den Word-Optionen können Sie öffnen, indem Sie im Ribbon auf Datei und dann auf den untersten Punkt ‚Optionen‘ klicken.

Bildschirmdarstellung

Damit Wort- und die Falzmarken in der Bildschirmdarstellung sichtbar sind, muss in den Word-Optionen die grün markierte Option aktiv sein.

Feldaktualisierung vor dem Druck

Damit sich die Felder automatisch vor dem Drucken und in der Seitenansicht aktualisieren, muss in dem unten dargestellten Dialog der Word-Optionen die grün markierte Option aktiv sein.

Ausgabe beim Druck

Damit Wort- und die Falzmarken ausgedruckt werden können, muss die grün markierte Option aktiv sein.

Basisvorlage

Eine Word-Vorlage, die Sie für möglichst viele Zwecke variabel einsetzen und Ihren Anforderungen anpassen können, ist die sogenannte Basisvorlage. Sie enthält die Wortmarke in der Kopfzeile des Dokuments sowie zahlreiche verschiedene Formatvorlagen für Ihren Text.

Auch wenn Sie die Basisvorlage recht flexibel einsetzen können, ist zu beachten, dass die Wortmarke nicht verschoben werden darf. Ab der zweiten Seite dürften Sie bei Bedarf die Wortmarke auf den Folgeseiten entfernen. Nutzen Sie zudem die angelegten Formatvorlagen für den Text, da Sie so sicherstellen, dass sich Ihr Text im Einklang mit dem Corporate Design befindet. So gibt es beispielsweise absichtlich keine Formatvorlage mit zentriertem Text, auch nicht für Titel und Überschriften, da im neuen CD Text links- oder rechtsbündig platziert sein soll. Bitte verwenden Sie demnach auch keinen Blocksatz.

Visitenkarten

Visitenkarten sind über Web-to-Print (Intranet) bei der Uni Druckerei bestellbar. Hierfür haben wir Ihnen zwei verschiedene Designs als editierbare PDF-Datei zur Verfügung gestellt. Die Hausschrift ‚Social‘ ist im Dokument eingebettet. Suchen Sie sich ein Design aus und befüllen Sie die angelegten Textelder mit Ihren Angaben. Anschließend laden Sie diese im Web-to-Print-Bestellprozess hoch und bestellen sie. 

Sollten Sie eine besondere Gestaltung benötigen, zum Beispiel das Einfügen eines weiteren Einrichtungslogos, wenden Sie sich bitte an unsere an unsere Mediengestalterin. Bitte beachten Sie hierzu auch die Hinweise im Abschnitt Logo-Policy.

Zoom-Hintergründe

Für Ihre Videokonferenzen über Zoom haben wir Ihnen verschiedene Hintergründe bereitgestellt. Diese wurden bereits in Zoom integriert, sollten sie in Ihrem Account jedoch nicht bereitliegen, können Sie sie hier herunterladen.

Berichte

Für Berichte und ähnlich formatierte Dokumente haben wir Ihnen eine Vorlage in Microsoft Word erstellt. Diese enthält ein Titelblatt, optional mit Bild, voreingestellte Seitenzahlen, die Möglichkeit, ein dem CD entsprechendes Inhaltsverzeichnis einzufügen sowie verschiedene Formatvorlagen.

Vorlagen im Open-Document-Format und für LaTeX werden zu einem späteren Zeitpunkt zur Verfügung gestellt.

Wie verwende ich die Vorlage für Berichte in Microsoft Word?

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Titelseite

Sie können auf der Titelseite ein Bild einfügen, hierfür wurde ein Platzhalter angelegt. Klicken Sie einfach auf das Bildsymbol, um ein Bild Ihrer Wahl einzufügen. Sollten Sie kein Bild benötigen, können Sie den Platzhalter löschen

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Formatierungen und Formatvorlagen

Die Formatierungen der möglichen Inhalte wurden in Formatvorlagen angelegt. Nach der Eingabe von Text, kann man diesen in die gewünschte Form bringen, indem die entsprechende Formatvorlage zugewiesen wird.

Die Formatvorlagen sind über das Ribbon oder über die Sidebar erreichbar.

Ribbon

Sidebar – Ausklappbar über den rot markierten Pfeil

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Inhaltsverzeichnis

Das Inhaltsverzeichnis erstellt sich auf Basis der angelegten Überschriften in Ihrem Bericht. Nutzen Sie deshalb für Ihre Überschriften die angelegten Formatvorlagen. Um das Inhaltverzeichnis zu aktualisieren, gehen Sie wie folgt vor:

• Seitenansicht
• Druck
• Rechtsklick auf das Inhaltsverzeichnis und ‚Felder aktualisieren‘ wählen
• Linksklick auf das Inhaltsverzeichnis und F9 drücken

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Vorbereitende Einstellungen in den Word Optionen

Die folgenden Optionen sind bei einer Standardinstallation von Office bereits als Standard aktiv gesetzt. Jedoch kann es sein, dass Benutzer:innen oder Zusatz-Software diese Optionen geändert haben könnten. Vor der Benutzung der UFR-Vorlage sollte sichergestellt werden, dass die Optionen wie folgt eingestellt sind.

Den Dialog mit den Word-Optionen können Sie öffnen, indem Sie im Ribbon auf Datei und dann auf den untersten Punkt ‚Optionen‘ klicken.

Aushänge

Für einfache Aushänge und Ankündigungen, die Sie in Ihrem Büroalltag benötigen, steht Ihnen eine Microsoft-Word-Vorlage zu Verfügung. Vorlagen in Open Document und LaTeX folgen.

Möchten Sie eine Veranstaltung, ein neues Programm o. ä. ankündigen, dann empfehlen wir die Gestaltung eines Plakats. Verschiedene Vorlagen für Plakate finden Sie im Kapitel Kommunikationsmittel.

Titelblatt für Abschlussarbeiten

Für Studierende und Promovierende haben wir ein Titelblatt für Abschlussarbeiten als Word Datei zum Download zur Verfügung gestellt. Eine Vorlage für LaTeX wird folgen.

Bitte beachten Sie, dass Sie das Layout der Vorlage nicht verändern dürfen. Sollte Ihr Prüfungsamt gesonderte Vorgaben für die Gestaltung eines Titelbildes haben, müssen Sie sich zwingend an diese Vorgaben halten.

Urkunden / Zertifikate / Zeugnisse

Über das Web-to-Print können Sie Vordrucke Urkunden, Zertifikate, Zeugnisse, Diploma, Degree certificate, Certificate bestellen. Textvorlagen für die Inhalte, die auch einfach mit Seriendruckfeldern versehen werden können, finden Sie über den Downloadlink.

Weitere Vorlagen

Kommunikationsmittel

Vorlagen für z.B. Plakate und Einladungskarten für Ihre Kommunikation nach innen und außen.

Präsentationsvorlage

Microsoft-PowerPoint-Vorlage für Präsentationen inklusive Hinweisen zur Anwendung.

Social Media

Anwendungsregeln und -beispiele für die Nutzung des CD in Sozialen Medien.